Kickoff Meeting. Ի՞նչ է նախագծի մեկնարկային հանդիպումը

Նախագծի կյանքի ընթացքում մենք բազում հանդիպումներ ենք ունենում նախագծի ամենատարբեր շահառուների հետ: Մեծամասամբ, այս ժողովներում ներգրավված ենք մենք` որպես նախագծի ղեկավար, և մեր թիմի անդամները. քննարկման առարկան, իհարկե, նախագիծն է` ու՞ր է հասել, ինչպե՞ս են ընթանում գործերը, ի՞նչ խնդիրների ենք բախվել ընթացքում և այլն: Այլ հանդիպումներին կարող են մասնակից դառնալ նաև կազմակերպության բարձր օղակի ղեկավարությունը և պատվիրատուն:

Այս հանդիպումներից շատերը կարևոր են, որոշները` առավել կարևոր, բայց ահա kickoff meeting-ը` նախագծի մեկնարկային հանդիպումը, եզակի է: Սա այն առաջին հանդիպումն է, որը կազմակերպվում է նախագծերի շահառուների համար, երբ մեկնարկ է տրվում նոր նախագծի կամ մուտք ենք գործում նախագծի նոր փուլ:

Հանդիպմանը կարող են մասնակցել նախագծի հովանավորը, կազմակերպության բարձր օղակի ղեկավարությունը, այլ շահառուներ, բայց ամենակարևորը նախագծի ղեկավարի և նրա թիմի մասնակցությունն է: Այստեղ է, որ նախագծի ղեկավարը ներկայացնում է թիմին նախագծի նպատակները և փորձում է մոտիվացնել աշխատակիցներին` միանգամից ներգրավվելու գործի մեջ և լինելու համախմբված` նպատակին հասնելու ճանապարհին:

Ոչ մեծ նախագծերի համար մեկնարկային հանդիպումն իրականացվում է անմիջապես  նախաձեռնման փուլից (initiation phase) հետո և ներառում է թիմի բոլոր անդամներին: Նրանցից շատերի համար սա դառնում է թիմակիցների հետ առաջին հանդիպումը և, հետևաբար, լավ հնարավորություն` ծանոթանալու միմյանց: Փոքր նախագծերի դեպքում հիմնականում ունենում ենք նման մեկ հանդիպում:

Ավելի ծավալուն նախագծերի դեպքում մեկանարկային հանդիպումներն իրականացվում են պլանավորման ավարտից հետո` իրականացման (execution) նախաշեմին: Շատ դեպքերում դրանք նպատակահարմար է գումարել նաև ժամանակ առ ժամանակ` յուրաքանչյուր փուլից (phase) առաջ: Ընդ որում, նման հանդիպումները կարող են իրականացվել ինչպես օֆլայն, այնպես էլ` առցանց ֆորմատներով:

Մեկնարկային հանդիպման նպատակը

Ինչպես արդեն նշեցինք, նախագծի թիմը կարող է բաղկացած լինել իրար բոլորովին անծանոթ անդամներից, այնպես որ հանդիպումը թիմակիցների համար անչափ կարևոր է: Այն հնարավորություն է տալիս, որ թիմի անդամներն իրար ճանաչեն, ձևավորեն փոխադարձ վստահության և փոխըմբռնման մթնոլորտ: Ընթացքում քննարկվում են նախագծի նպատակները, կանխատեսումները, սահմանափակումները, արդյունքները, մարտահրավերները, մեթոդոլոգիան, գործընթացները, աշխատանքային միջավայրը, յուրաքանչյուր շահառուի դերը և այլն:

Հաջողված մեկնարկային հանդիպումը երաշխավորում է, որ բոլոր շահառուները «նույն էջի վրա են» և ունեն նախագծի նպատակների միանման պատկերացում: Դա իսկապես օգնում է աշխատել որպես թիմ:

Մեկնարկային հանդիպումն օգնում է պատվիրատուներին ամուր և վստահելի փոխհարաբերություններ կառուցել նախագծի թիմի հետ և հասկանալ, թե ինչպես են ընթանալու նախագծի աշխատանքները:

Ինչպե՞ս անցկացնել հաջողված kickoff meeting

Մասշտաբային նախագծերի դեպքում կարող ենք ունենալ ներքին և արտաքին մեկնարկային հանդիպումներ: Ներքիններն իրականացվում են թիմի անդամների և ղեկավարության միջև` նախագիծն ամբողջությամբ ըմբռնելու, հասկանալու համար:

Սա օգնում է թիմի անդամներին նախապատրաստվելու պատվիրատուի հետ հանդիպմանը և խուսափելու  հավելյալ հարցադրումներից, որոնց պատասխաններն արդեն կան թիմի ղեկավարի, մենեջմենթի կամ թիմակիցներից մեկի մոտ:

Ներքին մեկնարկային հանդիպմանը հետևում է արտաքինը` պատվիրատուի հետ: Այն տալիս է հնարավորություն` հասկանալու պատվիրատուին, նրա ակնկալիքները, պարզաբանելու ցանկացած ոչ հստակ հարց, վերացնելու կասկածները և բացատրելու պատվիրատուին, թե ինչպիսին է լինելու նախագծի իրականացման գործընթացը:

Հանդիպումներն առավել արդյունավետ անցկացնելու համար փորձեք`

1. Կազմել օրակարգ
2. Ղեկավարել և համակարգել հանդիպման ընթացքը
3. Փակել (ավարտել) հանդիպումը

Հստակ որոշեք, թե ինչ թեմաներ են քննարկվելու հանդիպման ընթացքում. ներկայացրեք նախագիծը, քննարկեք ժամանակացույցը ու սահմանափակումները, հավաքեք բոլոր ենթադրությունները, իրականացրեք հարց-պատասխան և այլն: Ընդ որում, հանդիպման օրակարգն ուղարկեք դրա բոլոր մասնակիցներին նախօրոք, որպեսզի նրանք նախապես ծանոթանան առաջիկայում քննարկվող հարցերին, պատրաստվեն և ակտիվորեն մասնակցեն հանդիպմանը:

Հանդիպման սկզբում ներկայացեք, նույնը խնդրեք անել նաև մյուս մասնակիցներին: Այնուհետև ներկայացրեք օրակարգը, այն թեմաները, որոնք պետք է քննարկվեն հանդիպման ժամանակ: Սրան հետևում է նախագծի, դրա նպատակների, շրջանակի, թիմի անդամների դերերի ու պատասխանատվությունների, չարտերի, շահառուների, նրանց կարիքների և դերերի, ռիսկերի և շատ այլ հարցերի ներկայացումը: Չենք մոռանում քննարկել նաև հաղորդակցման հարցը, չէ՞ որ նախագծի հաջողությունը մեծապես կախված է շահառուների միջև տեղեկատվական հոսքերի ճիշտ կառավարումից:

Շատ կարևոր է նաև ի սկզբանե հստակեցնել հաշվետվությունների  ներկայացման քաղաքականությունը, ձևաչափերը, հաճախականությունը և այլն:

Հանդիպման բոլոր մասնակիցները պետք է հստակ պատկերացում կազմեն նախագծի և կազմակերպության համար դրա կարևորության մասին. յուրաքանչյուրը պետք է հասկանա, թե ինչու է հենց այս նախագիծը կարևոր պատվիրատուի, ընկերության համար, որն է դրա բիզնես կարևորությունը:

Հանդիպումը հիմնականում փակվում է հարց-պատասխան ձևաչափով. անհրաժեշտ է խրախուսել մասնակիցներին`լինելու հնարավորինս ակտիվ և չթողնելու ոչ մի բաց հարց:

Չմոռանա'ք շնորհակալություն հայտնել բոլորին, ինչպես նաև հանդիպումից հետո ուղարկել meeting minutes` հանդիպումն ամփոփող տեղեկատվությունը:

Դե ինչ, այժմ դուք գիտեք ամեն ինչ մեկնարկային հանդիպումը ճիշտ կազմակերպելու համար: Եղե'ք հետևողական և թո'ղ որ ձեր բոլոր kickoff-ներն անցնեն միայն կառուցողական և դրական մթնոլորտում: